Der Einkauf richtet sich aufgrund unterschiedlicher Einflussfaktoren (u.a. Protektionismus diverser Länder, Währungsschwankungen und gefährdete Lieferketten in unsicheren Zeiten) neu aus. Implikationen haben diese Faktoren auf das globale Wertschöpfungsnetzwerk, das Warengruppenmanagement und die unternehmens- und bereichsübergreifende Zusammenarbeit zwischen Hersteller und Zulieferer.
Aktuelle Herausforderungen im Einkauf
Die Einkaufsabteilung muss sich diesen Herausforderungen stellen, ohne dabei die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu gefährden. Die heutige Rolle des Einkaufs ist nicht mehr allein die Kosten in der Lieferkette zu senken, sondern als wichtiger Partner der Produktentwicklung und Netzwerker zu den Zulieferern maßgeblich an der Ergebnisoptimierung des Unternehmens zu beteiligen. Um dies zu erreichen, sind unterschiedliche Herausforderungen des Einkaufs zu bewältigen.
Konstant hohe Datenqualität im Einkauf gewährleisten
Der Einkauf generiert täglich eine große Anzahl an Einkaufsdaten, die teilweise Diskrepanzen aufweisen. Vor allem bei international agierenden Unternehmen wird der Einkauf teilweise dezentral durch Niederlassungen im jeweiligen Land gesteuert, sodass die Datenbasis im Gesamtunternehmen nicht immer konsistent ist. Mit Hilfe einer Harmonisierung der Daten kann eine konsolidierte und konsistente Datenbasis geschaffen werden, um so Einsparpotenziale (u.a. Volumenbündelung) und Kostentreiber (u.a. Maverick Buying und Engpässe) zu identifizieren und daraus Wettbewerbsvorteile zu generieren.
Hohe Reaktionsfähigkeit als Erfolgsfaktor im Einkauf
Durch die hohe und von außen einwirkende Dynamik (u.a. Währungsrisiken, volatile Rohstoffpreise) muss der Einkauf schnell reagieren, ohne dabei unaufmerksam respektive fahrig zu agieren. Mit Hilfe einer vernetzten Datenbasis können entscheidende Informationen aus unterschiedlichen Standorten und Geschäftsbereichen in Echtzeit verwendet werden, sodass die Reaktionsgeschwindigkeit im Einkauf erhöht werden kann.
Kein Einkauf ohne vorausschauende Planung
Die Einkaufsplanung hat zum Ziel, die Zukunft mit ihren Risiken (u.a. Währungsrisiken) zu prognostizieren und diese im Einkaufsverhalten des Unternehmens zu berücksichtigen. Dadurch wird die Planungssicherheit im Unternehmen und bei den Zulieferern erhöht. Mit Hilfe einer zuverlässigen, datengetriebenen Einkaufsplanung können relevante Kennzahlen im Unternehmen verlässlich abgeleitet werden und so vorausschauend im Rahmen eines Predictive Procurements gehandelt werden.
Einkauf als Einsatzbereich für einen digitalen Assistenten
Der Einkauf wandelt sich, da er sich effizienter und strategischer ausrichten muss. Hierzu nutzt dieser neue, digitale Technologien, die vorhandenen und enormen Datenmengen im Einkaufsbereich und neuartige, innovative Ansätze. Dadurch kann der Einkauf vorhandene Informationen besser verknüpfen und somit genauere Voraussagen zu Kunden- und Marktbedingungen erarbeiten und darauf zielgerichtet reagieren. Ein neuer Ansatz mit neuartigen, digitalen Technologien und der Ausschöpfung der enormen Datenmengen ist, der Einsatz von digitalen Assistenten im Einkauf.
Einsatzfelder im Einkaufsprozess
Mit Hilfe eines digitalen Assistenten entsteht eine neue Art der Verknüpfung zwischen Mensch und Maschine (bzw. Informationen und Daten), was auch im Einkauf möglich ist. Die vernetzte Zusammenarbeit zwischen dem Einkäufer und einem digitalen Assistenten kann in unterschiedlichen Schritten im Einkaufsprozess förderlich sein. Nachfolgend werden mögliche Einsatzfelder unseres digitalen Assistenten „Neo” im Einkaufsprozess dargelegt.
Durch den Einsatz eines digitalen Assistenten wie Neo, kann nahezu im gesamten Einkaufsprozess der Einkaufsmitarbeiter unterstützt werden. Dabei kann bereits vor dem operativen Einkaufsprozess – bspw. bei der Anforderungsspezifikation – die Begleitung des digitalen Assistenten „Neo” hilfreich sein, da bereits zu Beginn des Einkaufsprozesses die Datenqualität erhöht und die notwendige Spezifikation geklärt werden kann. Dadurch wird bereits bei der Bestellanforderung und -anfrage die Daten in einer dedizierten Datenbasis konsolidiert.
Daraufhin kann Neo dem Einkaufsmitarbeiter relevante Lieferanten vorschlagen und im gleichen Zuge Lieferanteninformationen ergänzen bzw. korrigieren. Indem Neo über definierte und vernetzte Kanäle Angebote (semi-)automatisiert von Lieferanten einholt, erhöht sich die Reaktionszeit im Einkauf, da durch den digitalen Assistenten Neo parallele Anfragen bei unterschiedlichen Lieferanten gleichzeitig erfolgen können, statt wie bisher sequentiell über einen Mitarbeiter. Bei Bedarf werden die eingeholten Angebote dem Einkaufsmitarbeiter bereitgestellt, sodass dieser das bestmögliche/bestpassende Angebot auswählen kann. Durch eine Vollautomatisierung kann die Auswahl des Angebots auch durch Neo erfolgen, sofern die relevanten Kriterien für die Auswahl definiert worden sind.
Zum Abschluss kann Neo den Auftrag auch direkt an den Lieferanten vergeben, sodass hierzu keine Kommunikation des Einkaufsmitarbeiters notwendig ist. Wird der Einkaufsprozess mit Neo oft genug durchgeführt, kann ein entsprechendes Datenmodell aufgebaut werden, welches eine vorausschauende Planung im Rahmen des Predictive Procurements ermöglichen kann. Dadurch kann der Einkauf durch die Nutzung digitaler Technologien und dem enormen Datenbestand neue Wege in der Zusammenarbeit mit Zulieferern anstreben.
Wird Neo frühzeitig im Einkaufsprozess involviert, können dadurch die Mitarbeiterauslastung und die Bearbeitungszeit von Anforderungen reduziert werden. Auch Kosteneinsparungen können erzielt werden, indem aktuell gebundene Kapazitäten freigegeben werden. Der Standardisierungsgrad im Einkaufsprozess erhöht sich und Maverick-Buying wird vermieden.
Basierend auf der „Value-Profile-Methodik“ von Prof. Dr. Orestis Terzidis (KIT) kann der Einsatz des digitalen Assistenten Neo im Einkaufsprozess evaluiert werden. Dabei ist zu beachten, dass der Einsatz eines digitalen Assistenten mit einer Künstlichen Intelligenz erst einmal eine Schulungs- respektive Lernphase hat, bevor das maximale Potenzial ausgeschöpft werden kann. In der nachfolgenden Darstellung wird daher zwischen der ● aktuellen Lösung (manueller Einkauf), der Schulungsphase ● Neo im Schulungsmodus und der ● Visions-Lösung – maximal ausgeschöpftes Potenzial – differenziert.
Neo, der KI-Assistent im Einkauf
Der digitale Assistent Neo ist als native Applikation via Text und Sprache zu bedienen und wird an bestehende Systeme und Dienste angebunden, um sich nahtlos in den Einkaufsprozess zu integrieren. Neo kann den gesamten Einkaufsprozess von der Anforderung über die Angebotseinholung bis zur abschließenden Bestellung vollautomatisiert übernehmen und so den Einkaufsmitarbeiter signifikant unterstützen. Wenn Du gerne Neo auch bei Deinem Unternehmen im Einkauf einsetzen möchtest, freuen wir uns natürlich auf Deine Anfrage!
