Digitale Assistenzsysteme im strategischen Einkauf

Digitale Assistenzsysteme im beruflichen Umfeld sind derzeit noch am Anfang und sind lediglich punktuell in verschiedenen Unternehmensbereichen im Einsatz. Auch die Verwendung von Künstlicher Intelligenz und KI-Assistenten im Einkaufsprozess ist möglich. Assistenzsysteme im Einkauf haben ein hohes Potenzial, da im Einkaufsbereich mit enormen Datenmengen gearbeitet wird und digitale Assistenten vor allem bei „Daten-reichen” Prozessen und Aufgaben ihr enormes Potenzial ausschöpfen können: (Semi-)Automatisierung von repetitiven Aufgaben.

Durch die umfangreichen Datenmenge, die täglich im Einkauf generiert und aufgearbeitet werden, können folglich Einsparpotenziale genutzt werden, um dadurch Wettbewerbsvorteile zu erzielen – wie der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Einkauf also in der Praxis aussehen kann, beleuchten wir in diesem Artikel.

Phasen des Einkaufs: Wo macht KI Sinn?

Die Einsatzfelder von KI und digitalen Assistenten können im Einkauf je nach Phase stark variieren – wir machen daher eine Differenzierung in den strategischen und operativen Einkauf, den Wareneingang und die Qualitätssicherung sowie das Controlling.

Die Tätigkeitsfelder und Aufgaben innerhalb der jeweiligen Phase differieren zumeist signifikant, weisen divergente Kriterien, Methoden und Bedenken auf und benötigen folglich unterschiedliche Unterstützungsleistungen von einem digitalen Assistenten.

💡 Digitale KI-Assistenten im Operativen Einkauf 💡

Nachfolgend wird der Einsatz von digitalen Assistenzsystemen im strategischen Einkauf kompakt thematisiert. Die nachfolgenden Ergebnisse basieren dabei auf einer Marktstudie, welche mit der ESB Reutlingen durchgeführt worden ist. Einen herzlichen Dank geht an Ronald Balekics, Yi-Jun Daniel Dai und Marcel Keller für die Erstellung der Marktstudie und selbstverständlich auch an Professor Roland Heger für deren Betreuung.

Assistenzsysteme & KI im strategischen Einkauf

Der strategische Einkauf untergliedert sich in das Lieferanten- und Verhandlungsmanagement. Beide Einkaufsgebiete unterscheiden sich gravierend von ihrer Ausrichtung und den Aufgabenschwerpunkten.

Beim (1) strategischen Lieferantenmanagement ist vor allem die Nähe zu Entscheidungsträgern im eigenen Unternehmen wesentlich, da diese für strategische Unternehmensentscheidungen verantwortlich sind.

Dagegen sind im (2) Verhandlungsmanagement vor allem die zwischenmenschlichen Aspekte zwischen Einkäufer des Unternehmens und Verkäufer des Lieferanten sowie die entsprechenden Vertragskonditionen entscheidend. Wie ein digitales Assistenzsystem im strategischen Einkauf eingesetzt wird, wird in der Folge aufgeschlüsselt.

(1) Digitale Assistenten & KI im Lieferantenmanagement

Das strategische Lieferantenmanagement definiert die strukturelle Gestaltung der langfristigen Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und deren Lieferanten. Das Lieferantenmanagement besteht dabei aus der Lieferantenauswahl, der Lieferantenbewertung, der Lieferantenklassifizierung, der Lieferantenentwicklung, der Lieferantenfestlegung und der Lieferantenintegration.

Aufgabenbereiche im Lieferantenmanagement

Die Aufgaben im strategischen Lieferantenmanagement lassen sich in drei wesentliche Aufgabenbereiche untergliedern:

1. Entscheidungsfindung hinsichtlich Make or Buy, strategische Allianzen sowie Entwicklungs- und Einkaufskooperationen.
2. Klärung und Steuerung der Lieferantenbasis und -auswahl, Beschaffungsmarktforschung und -planung.
3. Verhandlung und Abschluss von Kauf- und Rahmenverträgen inklusive von Einkaufsbedingungen, Logistik- und Geheimhaltungsvereinbarungen.

Einsatzfelder für digitale Assistenten und Künstliche Intelligenz im Lieferantenmanagement

Die Einsatzfelder von digitalen Assistenten im Lieferantenmanagement sind vielfältig. Prinzipiell lässt sich das in folgende fünf Einsatzfelder unterteilen:

1. In der Beschaffungsmarktforschung und Lieferantenauswahl kann durch die Künstliche Intelligenz von Assistenzsystemen Konditionen von Verträgen analysiert und mit Angeboten und Marktpotenzialen verglichen werden.
2. Analyse von Preisentwicklungen und die Meldung von Überschreitungen von festgesetzten Preiskurven über das Alerting von digitalen Assistenten, um Maßnahmen, wie beispielsweise eine neue Lieferantensuche, proaktiv und zeitlich anzugehen.
3. Unterstützung bei der Erstellung von Marktstudien, indem mit Hilfe der Künstlichen Intelligenz Recherchen von Standort- und Personalkosten automatisiert erfolgen.
4. Identifikation von Lieferanten mit den bestmöglichen Konditionen. Hierbei können bestehende Lieferanten in den vorhandenen Lieferantenmanagementsystemen oder neue Lieferanten auf Basis von öffentlich zugänglichen Angaben vorgeschlagen werden.
5. Auch die Kommunikation mit Lieferanten ist mit Hilfe von digitalen Assistenten möglich. Dabei kann die Kommunikation mittels des Lieferantenmanagementsystems, per E-Mail, Messenger, Fax und gar durch automatisiert durchgeführten Telefonaten automatisch erfolgen.

Natürlich sind weitere Einsatzfelder im Lieferantenmanagement denkbar, die wir gerne im Rahmen einer Produkt-Demo erläutern und gemeinsam erarbeiten können.

(2) Digitale Assistenten im Verhandlungsmanagement

Im Verhandlungsmanagement werden Verträge zwischen mindestens zwei Unternehmen vereinbart, die vor allem durch die anwesenden Vertragsgesprächsteilnehmer gestaltet werden.

Für ein effizientes Verhandlungsmanagement müssen dabei Verhandlungsziele gesetzt und die Verhandlung richtig organisiert und vorbereitet werden. Außerdem ist ein optimaler Einstieg in die Verhandlung auszuwählen, eine entsprechende Analysephase und entsprechende Verhandlungsstrategien in der Verhandlung zu berücksichtigen und ein erfolgreicher Abschluss sowie eine zeitnahe Nachbereitung anzugehen.

Aufgabenbereiche im Verhandlungsmanagement

Die Aufgaben im Verhandlungsmanagement charakterisieren sich im Großen und Ganzen speziell durch folgende drei Aufgabenbereiche:

1. Klärung der Vertragsziele und -inhalte zwischen den Vertragspartnern.
2. Definition und Abschluss der Vertragskonditionen durch die Vertragsparteien.
3. Protokollierung und Kommunikation der Vertragsinhalte und -konditionen.

Einsatzfelder von digitalen Assistenten & KI im Verhandlungsmanagement

Auch im Verhandlungsmanagement sind die Einsatzfelder von digitalen Assistenten different. Im Allgemeinen lassen sich die nachfolgenden fünf Einsatzfelder unterteilen:

1. Relevante und kontextbasierte Informationen über Verhandlungspartner und Vertragsinhalte. Diese Informationen können durch die Anbindung von verschiedenen Datenquellen und der Onlineverfügbarkeit in Echtzeit und in einer übersichtlichen Art und Weise bereitgestellt werden.
2. Die Organisation und Vorbereitung von Gesprächen kann durch den Einsatz eines Assistenzsystems unterstützt werden, indem automatisiert unter anderem die Gesprächsteilnehmer informiert, Räumlichkeiten und Equipment gebucht sowie die Agenda und das Gesprächsprotokoll erstellt werden.  
3. In der Terminfindung und -vereinbarung kann ein digitaler Assistent, durch den Abgleich der Kalender von beteiligten Personen sowie verfügbaren Räumen, Terminvorschläge automatisiert unterbreiten und relevantes Equipment für den Termin buchen.
4. Definierte To Do’s, Reglementarien und Vertragsinhalte können auf Plausibilität geprüft werden; zugleich können Best-Practice-Ansätze aus historischen Daten und Lessons Learned herangezogen werden. So wird mittels Assistenzsystem ein optimales Ergebnis in Verhandlungsgesprächen erzielt.
5. Ein digitaler Assistent kann auch bei der Verhandlungssteuerung unterstützen. Dabei können Vertragsinhalte und Argumente der Vertragspartner durch Künstliche Intelligenz analysiert und passgenaue Gegenargumente vorschlagen werden.

Viele weitere Use-Cases sind im Verhandlungsmanagement denkbar, die wir gerne im Rahmen einer Produkt-Demo erläutern und gemeinsam erarbeiten können.

Digitaler Assistent für Business: Setze Neo im strategischen Einkauf ein!

Neo kann im strategischen Einkauf sein gesamtes Potenzial entfalten, da drei wesentliche Herausforderungen mit Hilfe des digitalen Assistenten angegangen werden können:

1. Innovationsdruck: Der strategische Einkauf muss Partner bzw. Dienstleister und Lieferanten identifizieren, welche gemeinsam mit dem Unternehmen Innovationen schaffen. Dabei müssen vor allem Beschaffungszyklen beschleunigt werden. Exakt hier kann Neo unterstützen, indem verschiedene Kommunikationskanäle bedient werden, beispielsweise E-Mail, Lieferantenmanagementsystem, Messenger, Chat, etc. Durch die Automatisierung von Prozessen kann die Geschwindigkeit der Beschaffungszyklen erhöht werden.
2. Lieferantenbeziehungen: Die Lieferantenbeziehungen hat einen signifikanten Einfluss auf die Nachhaltigkeit des Unternehmens, da speziell kleine und neue Lieferanten, wie beispielsweise Start-ups, mit neuartigen und unbürokratischen Onboarding-Maßnahmen an das Unternehmen gebunden, anstatt verschreckt werden. Mit Neo kann auf innovativer und bedienerfreundlicherweise das Onboarding sowie das Management von Lieferanten gestaltet werden. Dadurch kann auch im Lieferantenmanagement mit Best-Practice-Ansätzen gearbeitet werden.
3. Vertragsmanagement: Da Lieferketten global aufgestellt sind und dadurch eine hohe Komplexität vorherrscht, kann es vorkommen, dass (laufende) Verträge unberücksichtigt bleiben. Gerade auslaufende Verträge bzw. relevante Termine sollten automatisiert gemeldet werden, ohne dabei manuelle Überwachungsmaßnahmen durchführen zu müssen. Durch den Einsatz von Neo können Monitoring- und Eskalationsprozesse definiert und entsprechend (semi-)automatisiert durchlaufen werden. Dadurch wird der Einkäufer nur aktiv, wenn dies auch notwendig ist, ohne dabei unnötig Zeit für Überwachungsaufgaben zu verschwenden.

Wir freuen uns, von Dir zu hören und Deine Einkaufsprozesse mit KI und Neo zu unterstützen!